參加展會的流程準備

國際性商業(yè)展覽是代理商接觸產(chǎn)品直接的途徑，當然也是參展廠商錄求代理商，并與潛在客戶商談的絕佳商機。然而參展，尤其是參加國際大展，并非易事，從展前準備、展覽期間的應(yīng)對至展后的后續(xù)連擊，都與參展的效果息息相關(guān)。美國展覽者雜志指出，參加國際展好能在一年前即開始準備，并將整年計劃劃分為四個階段，依序完成，方能達至預期的理想目標。以下為多家專業(yè)展覽后勤服務(wù)公司的專業(yè)經(jīng)驗，提供廠商參考。

一、計劃時間表：

（一）12個月前1、從展覽的規(guī)模、時間、地點、專業(yè)程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯(lián)系取得初步資料；3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得位置）；4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務(wù)計劃；

（二）9個月前1、設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)；2、取得展覽管理公司的設(shè)計批準；3、選擇并準備參展產(chǎn)品；4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；

（三）6個月前1、以廣告或郵件等進行推廣活動；2、確定旅行計劃；3、支付展覽場地及其他服務(wù)所須預先付款；4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；5、安排展覽期間翻譯員；6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；

（四）3個月前1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動；2、確定參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做的決定；4、計劃訪客回應(yīng)處理程序；5、訓練參展員工；6、排定展覽期間的約談；7、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會；8、購買外匯；

（五）四天前1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；2、搭乘飛機至目的地；

（六）三天前1、抵達，飯店登記；2、視查展覽廳及場地；3、咨詢運輸商，確定運送物品的抵達；4、指示運輸承包商將物品運送至會場；5、連絡(luò)現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準備就緒；6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；7、訪問當?shù)仡櫩停?

（七）兩天前1、確定物品運送完成；2、查看所訂設(shè)備及用品的可得性及功能；3、布置展位；4、將活動節(jié)目做的決定；

（八）一天前1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做的檢查；2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前簡報；

（九）展覽期間1、盡早到會場；2、于展覽天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；3、實地觀察后盡早預約明年場地；4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；5、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；6、每日與員工進行簡報；7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應(yīng)；